Bankavstemming er en kritisk del av regnskapsprosessen, og det er avgjørende å ha en effektiv og nøyaktig metode for å matche banktransaksjoner med regnskapsoppføringer. Økonomisystemet tilbyr et bredt spekter av funksjoner og verktøy som kan hjelpe deg med å forenkle og effektivisere bankavstemmingsprosessen.
Konfigurer bankkontoer
Før du begynner bankavstemmingen i regnskapssystemet, må du forsikre deg om at bankkontoene dine er riktig konfigurert i systemet. Gå til innstillinger i toppmenyen og velg Bank. Legg inn relevant kontoinformasjon. Dette vil sikre nøyaktig sammenstilling av banktransaksjoner senere i prosessen.
Importer banktransaksjoner
Dersom du har kobling mot bank, kan du automatisk få inn banktransaksjoner fortløpende. Kontoutskrifter kan også importeres manuelt (merk at dette må være en .csv-fil). Utforsk de tilgjengelige importalternativene og velg den metoden som passer best for deg.
Match transaksjoner og avstem manuelt
Når banktransaksjonene er importert, bør du gå gjennom dem og matche dem med tilsvarende regnskapsoppføringer i systemet. Du kan selv matche transaksjoner basert på beløp og dato, eller be systemet om å se etter match-forslag for deg. Disse forslagene gir deg en oversiktlig liste som du enkelt kan gå gjennom for å bekrefte nøyaktigheten av transaksjonene. Ved å benytte deg av denne funksjonen kan du redusere feil og unngå unødvendige utfordringer under avstemmingen.
Avstem automatisk
Funksjonen Avstem automatisk i bankavstemmingsbildet muliggjør effektiv bankavstemming ved å automatisere prosessen. Ved å klikke på denne knappen, vil systemet både matche banktransaksjonene mot postene i regnskapet, og avstemme dem automatisk. Da er det ikke behov for manuell matching, men du må likevel aktivere funksjonen for hver gang du ønsker avstemme.
Bruk helautomatisk bankavstemming
Ønsker du å automatisere ytterligere, kan du sette opp en helautomatisk flyt hvor systemet både matcher og avstemmer for deg fortløpende. Dette fordrer at du har kobling mot bank og får kontoutskrifter automatisk importert, og at aktiverer Automatisk bankavstemming under Innstillinger og Automatisering.
Regnskapssystemet bruker avanserte algoritmer og integrasjoner med bankene for å automatisk matche innkommende og utgående transaksjoner med bankutskrifter. Dette eliminerer behovet for manuell inntasting av data og reduserer risikoen for feil. Ved å automatisere bankavstemmingsprosessen sparer du tid og ressurser, samtidig som nøyaktigheten og påliteligheten øker. Økonomisystemet gir også deg muligheten til å tilpasse reglene for bankavstemming, slik at systemet kan håndtere spesifikke transaksjonstyper i samsvar med selskapets behov. Med automatisk bankavstemming i systemet kan du oppnå en mer effektiv og pålitelig økonomistyring. Bygg deg opp en rutine der du sjekker at bankavstemmingen er blitt korrekt gjennomført.
Opprett bankposter manuelt
I noen tilfeller vil det være behov for opprette bankposter manuelt. Gå til de tre kulepunktene og klikk på Opprett bankposter manuelt. Legg inn dato, beskrivelse og beløp for hver transaksjon. Husk negativt fortegn for utgående bankposter.
Bokføre banktransaksjon
Å bokføre banktransaksjoner direkte i bankavstemmingsbildet i systemet er en praktisk og tidsbesparende funksjon. Ved å benytte denne muligheten kan du umiddelbart oppdatere regnskapet mens du utfører bankavstemmingen. Med et brukervennlig grensesnitt kan du enkelt legge inn nødvendig informasjon, som kontoinformasjon, beløp, og eventuelle tilleggsopplysninger for hver transaksjon. Dette sikrer nøyaktig og effektiv bokføring, og eliminerer behovet for å hoppe frem og tilbake mellom ulike moduler. I tillegg til å bokføre banktransaksjoner direkte i bankavstemmingsbildet, gir regnskapssystemet deg muligheten til å sette opp bokføringsregler for å automatisere prosessen ytterligere. Ved å opprette regler basert på spesifikke kriterier, som kontonummer, beløpsintervall eller andre transaksjonsattributter, kan du definere hvordan ulike typer transaksjoner skal bokføres. Dette bidrar til å øke effektiviteten og nøyaktigheten i bokføringsprosessen, da økonomisystemet automatisk vil anvende de forhåndsdefinerte reglene for å tildele riktig regnskapskonto til hver transaksjon.
Gjør det til en rutine
Ved å implementere beste praksis for bankavstemming i regnskapssystemet, kan du sikre nøyaktige og oppdaterte regnskapsdata. Konfigurer bankkontoer riktig, importer banktransaksjoner på den måten som passer ditt behov. velg mellom manuell eller automatisk matching: Dra nytte av systemets match-forslag for å forbedre presisjonen under avstemmingen, eller benytt deg av automatisk bankavstemming for å spare tid og øke påliteligheten. Hvis du oppdager avvik, må du undersøke årsaken og korrigere eventuelle feil eller mangler i regnskapet. For å opprettholde nøyaktige regnskapsdata, bør du gjøre bankavstemming til en regelmessig rutine og gjennomføre den jevnlig.
Les alt om bankmodulen i regnskapssystemet her.