Fullstendig og nøyaktig registrering: Når du legger til en ny eiendel i systemet, sørg for at du gir all nødvendig informasjon og registrerer den nøyaktige verdien av eiendelen. Dette inkluderer beskrivelse, anskaffelsesdato, kostpris, avskrivningsmetode og levetid. Før du kan registrere en ny eiendel, må du bokføre kjøpet og sikre at balansekontoen har en saldo.
Eiendelsregisteret sjekker saldoen på den valgte balansekontoen, og hvis beløpet som er angitt i registeret overstiger den bokførte saldoen, vil du motta en feilmelding om at det ikke er tilstrekkelige midler på balansekontoen.
- Gå til Regnskap i venstremenyen og velg Eiendeler.
- Klikk på Registrer ny eiendel.
I det første feltet oppgir du informasjon om eiendelen, inkludert beskrivelse, anskaffelsesdato, kostpris, avskrivningsmetode og levetid. Systemet vil automatisk velge avskrivningskonto og saldogruppe basert på balansekontoen som er oppgitt.
Angi driftskontoen som avskrivningskostnader skal posteres mot i feltet for avskrivningskonto. Ved registrering av en ny eiendel skal inngående regnskapsmessig verdi være lik kjøpsprisen. Du kan også angi en utrangeringsverdi hvis det er relevant. Automatisk bokføring av avskrivningskostnader baseres på eiendelens regnskapsmessige verdi og levetid. Du kan overstyre den foreslåtte levetiden basert på balansekontoen. Klikk på Lagre når all informasjon om eiendelen er lagt inn i systemet.
Systemet vil ha tilbakevirkende kraft, og avskrivninger blir automatisk bokført fra og med kjøpsdato til og med dags dato. Eventuelle endringer vil imidlertid ikke ha tilbakevirkende kraft på allerede bokførte avskrivninger.
Oppdater og gjennomgå jevnlig: Sørg for å oppdatere informasjonen om eiendelene dine når det er nødvendig. Dette inkluderer endringer i plassering, vedlikeholdsbehov, og eventuelle avskrivninger eller nedskrivninger. Gjennomgå eiendelsesregistret jevnlig for å sikre at all informasjon er oppdatert og korrekt.
Bruk avskrivningsfunksjonen: Økonomisystemet tilbyr en avskrivningsfunksjon som automatisk beregner verdifallet på eiendeler over tid. Dette hjelper deg med å holde oversikt over eiendelenes verdi og gjør det enklere å budsjettere for fremtidige investeringer.
Utfør regelmessige fysiske kontroller: For å sikre at eiendelsregisteret stemmer overens med virkeligheten, bør du utføre regelmessige fysiske kontroller av eiendelene dine. Dette innebærer å verifisere at eiendelene faktisk befinner seg på den oppgitte plasseringen og at de er i god stand.
Dokumenter vedlikehold og reparasjoner: Hvis du utfører vedlikehold eller reparasjoner på eiendelene dine, sørg for å dokumentere dette i regnskapssystemet. Dette gir deg et fullstendig bilde av eiendelens historie og kan være nyttig for fremtidig beslutningstaking.
Gjør deg kjent med avhendelsesprosessen: Når det er på tide å avhende en eiendel, sørg for at du følger riktig prosess i regnskapssystemet. Dette inkluderer å registrere avhendelsen, oppdatere eiendelens status og fjerne den fra eiendelsregisteret.
Gjør følgende for å registrere en eiendel som solgt:
- Klikk på de tre kulepunktene på aktuell eiendel og velg Registrer som solgt.
- Legg inn nødvendig informasjon og klikk på Registrere eiendel som solgt.
Hold deg oppdatert på skatteregler og regnskapsstandarder: Eiendelshåndtering er også påvirket av skatteregler og regnskapsstandarder. Hold deg oppdatert på eventuelle endringer i lovgivningen som kan påvirke behandlingen av eiendeler i regnskapet.
Ved å følge disse tipsene kan du sikre en effektiv og nøyaktig eiendelshåndtering i regnskapssystemet. Dette vil gi deg bedre kontroll over dine aktiva, forbedre økonomistyringen og bidra til å oppnå virksomhetens overordnede mål.
Se våre hjelpeartikler om regnskapsmodulen og eiendeler