1. Opprett kriterier for reglene: Når du åpner bokføringsregler under Innbetalinger, kan du opprette så mange regler som nødvendig. For å gjøre dette, klikk på Ny regel og legg inn en beskrivelse og kriterier for regelen. Du kan angi flere kriterier for en regel, for eksempel fakturanummer, beskrivelse eller KID-nummer. Alle kriteriene må oppfylles for at innbetalingene skal bli fanget opp av bokføringsregelen.
2. Velg riktig behandling: Under Handling for hver regel, kan du velge hvordan innbetalingene skal behandles. Du kan velge mellom alternativene Bokfør uten match, Ikke bokfør, Ignorer betaling eller Bokfør til konto. Velg riktig alternativ basert på hvordan du ønsker at innbetalingene skal håndteres i regnskapet.
3. Prioriter reglene: Hvis du har flere bokføringsregler, fungerer systemet ved å sjekke den øverste regelen først og deretter gå videre til neste regel. Det betyr at hvis kriteriene i den første regelen er oppfylt for en innbetaling, vil den aktuelle regelen bli aktivert. For å unngå feilaktig bruk av regler, prøv å spesifisere reglene slik at de kun gjelder for de spesifikke innbetalingstypene du ønsker.
4. Behandle innbetalinger uten match manuelt: Noen innbetalinger vil ikke kunne matches automatisk av systemet og vil enten legge seg under Innbetalt ingen match eller bli skjulte innbetalinger. Håndter disse innbetalingene manuelt ved å velge riktig handling, for eksempel å føre dem mot en faktura, kunde, leverandør eller hovedbokskonto.
5. Oppdater og juster reglene etter behov: Over tid kan behovene endre seg, og det kan være nødvendig å oppdatere eller justere bokføringsreglene. Sørg for å gjennomgå reglene jevnlig og tilpasse dem etter virksomhetens behov og endringer i bokføringen.
6. Bruk kontoutskrifter: For å bokføre innbetalinger som ikke er matchet av systemet, kan du bruke kontoutskrifter. Hent ut kontoutskrifter fra banken din og bokfør innbetalingene fra bankavstemmingsbildet. Dette er spesielt nyttig hvis du har valgt bokføringsregler som automatisk skjuler innbetalinger uten match.
7. Håndter skjulte innbetalinger: Avhengig av innstillingene og bokføringsreglene kan noen innbetalinger bli skjulte innbetalinger. Du kan få oversikt over disse ved å gå til Innbetalt ingen match og hake av Vis skjulte betalinger. Vurder om du vil behandle disse innbetalingene manuelt eller justere bokføringsreglene for å unngå at innbetalinger blir skjult.
Ved å effektivt administrere bokføringsregler under innbetalinger, kan du automatisere bokføringen av innbetalinger og frigjøre tid til andre viktige oppgaver. Dette vil bidra til å sikre nøyaktig og effektiv håndtering av økonomiske transaksjoner i virksomheten.
Les alt om bankmodulen i regnskapssystemet her.