En nøkkelfaktor for en sunn økonomistyring er å håndtere utestående betalinger på en effektiv måte. Purring spiller en sentral rolle i denne prosessen, og vi gir deg verktøyene du trenger for å gjøre dette på en enkel og automatisert måte.
Hvis det er første gang du setter opp purreinnstillinger, vil du bli tatt gjennom en veiviser for oppsett. Her kan du velge mellom Hurtigoppsett og Egendefinert opsett. Begge oppsettene lar deg aktivere automatisk opprettelse og utsendelse av purring, men hvis du har behov for å sende inkassovarsler og/eller foreta renteberegning, må du velge Egendefinert oppsett.
Automatisk opprettelse og utsendelse av purring
Her er noen av fordelene ved å benytte denne funksjonen:
- Tidsbesparelse: Ved å automatisere purringsprosessen, sparer du tid som ellers ville blitt brukt på manuell opprettelse og utsendelse av purringer. Systemet genererer og sender purringer basert på forhåndsdefinerte innstillinger, slik at du slipper å gjøre dette manuelt for hver enkelt faktura.
- Effektivitet: Automatisering gjør at purringer blir sendt ut i rett tid, og du unngår forsinkelser i påminnelsesprosessen. Dette bidrar til å forbedre likviditeten ved å sikre at kundene blir varslet om utestående betalinger rettidig.
- Organisering: Med automatisk opprettelse av purringer blir prosessen mer organisert og strukturert. Systemet holder oversikt over hvilke purringer som er generert, hvilke som er sendt og hvilke som er utestående.
- Tilpasning: Funksjonen for egendefinerte purreplaner gir deg fleksibilitet til å tilpasse purringsprosessen etter dine spesifikke behov og ønsker.
- Automatisk oppfølging: Med automatisering kan du effektivt følge opp utestående betalinger uten å måtte bruke mye tid og ressurser på manuelle oppfølgingsprosesser. Dette bidrar til å øke sjansene for at kundene betaler sine utestående fakturaer i tide.
- Bedre kundeopplevelse: Automatiserte purringer sendes ut i henhold til klare og profesjonelle regler. Dette gir kundene en jevn og forutsigbar opplevelse av purringsprosessen, og kan bidra til å opprettholde gode kundeforhold.
- Redusert risiko for feil: Automatisering minimerer risikoen for menneskelige feil i purringsprosessen. Systemet følger nøyaktig de forhåndsdefinerte reglene, noe som reduserer risikoen for feilaktige purringer eller forglemmelser.
Opprette egendefinert purreplan
Her er noen av fordelene ved å benytte denne funksjonen:
- Tilpasning etter dine behov: Ved å opprette en egendefinert purreplan kan du tilpasse purringsprosessen etter dine spesifikke forretningsbehov. Dette gjør det mulig å ha en skreddersydd tilnærming til purringsprosessen som passer din virksomhet.
- Automatisering: Med en egendefinert purreplan kan du automatisere purringsprosessen. Systemet vil generere og sende purringer og inkassovarsler automatisk i henhold til innstillingene du har satt opp. Du sparer tid og manuell innsats i håndteringen av utestående fordringer.
- Tidseffektivitet: Automatiseringen av purringsprosessen gjør at du kan fokusere på andre oppgaver, og samtidig være sikker på at purringer blir sendt ut i rett tid. Dette bidrar til å forbedre likviditeten og reduserer risikoen for tapte betalinger.
- Bedre kontroll og oversikt: Med en egendefinert purreplan har du full kontroll over purringsprosessen. Du kan enkelt se hvilke purringer og inkassovarsler som er generert og sendt, samt få oversikt over utestående fordringer og betalingsstatus.
- Profesjonell kommunikasjon: Ved å skreddersy meldinger og purringsvarsel i henhold til dine egne standarder, kan du sikre en profesjonell og konsistent kommunikasjon med kundene. Dette bidrar til å opprettholde gode kundeforhold.
- Redusert risiko for feil: Automatisering av purringsprosessen reduserer risikoen for menneskelige feil, som kan oppstå ved manuell håndtering av purringer. Dette bidrar til å unngå misforståelser og feilaktige purringer, som kan påvirke kunderelasjonene negativt.
- Effektiv inkassohåndtering: Gjennom opprettelse av regler for inkassovarsler og sending til inkasso, kan du sikre at inkassoprosessen blir effektiv og strukturert. Dette bidrar til å håndtere ubetalte fakturaer på en profesjonell måte og redusere risikoen for tapte fordringer.
Aktivere purrestopp
Du kan aktivere purrestopp på fakturanivå eller kundekort. Her er noen av fordelene ved å gjøre dette:
- Fleksibilitet i purringsprosessen: Ved å aktivere purrestopp kan du tilpasse purringer for enkelte fakturaer eller kunder. Dette er nyttig når du ønsker å utsette betalingsfrister for spesifikke kunder eller midlertidig suspendere purringer for enkelte fakturaer.
- Bedre kundebehandling: Ved å aktivere purrestopp for en kunde, unngår du at kunden mottar purringer, noe som kan være nyttig i situasjoner hvor det er avtalt en utsatt betalingsdato eller der det foreligger spesielle omstendigheter som gjør at purring ikke er nødvendig.
- Redusert risiko for misforståelser: Aktivering av purrestopp gir deg bedre kontroll over purringsprosessen og reduserer risikoen for at kunder mottar unødvendige purringer. Dette kan bidra til å opprettholde et positivt forhold til kundene og unngå unødvendige konflikter.
- Effektiv håndtering av spesifikke tilfeller: Purrestopp gir deg muligheten til å håndtere spesifikke tilfeller individuelt. For eksempel kan du aktivere purrestopp for en faktura som er utsatt på grunn av reklamasjon.
- Unngå dobbeltpurringer: Ved å aktivere purrestopp for en kunde eller faktura, unngår du at systemet genererer flere purringer for samme utestående beløp. Dette bidrar til å unngå at kundene blir irritert eller forvirret av gjentatte purringer.
- Bedre oversikt over purringer: Ved å aktivere purrestopp får du en mer oversiktlig purreliste, da fakturaer med purrestopp ikke vises i purrelisten. Dette gjør det enklere å håndtere de fakturaene som faktisk trenger purring.
Klikk her for å se hvordan du aktiverer purrestopp.
Visningsbilder i Purring
Her er noen av fordelene med å bruke visningsbilder:
- Bedre organisering: Visningsbildene gir deg en strukturert oversikt over alle relevante elementer i purringsprosessen. Du kan enkelt finne alle forfalte fakturaer som er klare for purring eller inkassovarsel i fanen Klar for innkreving.
- Effektiv håndtering: Du kan raskt og enkelt håndtere purringer og/eller inkassovarsler ved å bruke de tilgjengelige handlingene i visningsbildene. For eksempel kan du opprette og sende purringer for enkeltfakturaer eller flere fakturaer samtidig.
- Kontroll over purringsprosessen: Visningsbildene gir deg kontroll over purringsprosessen ved å vise statusen for purringer og inkassovarsler. Du kan se hvilke purringer som er sendt, hvilke som ikke er sendt, samt få en oversikt over avvikende faktura.
- Bedre oppfølging: Ved å bruke visningsbildene kan du effektivt følge opp utestående fordringer og sikre at purringer blir håndtert på en profesjonell og rettidig måte.
- Redusert risiko for feil: Ved å bruke visningsbildene får du en mer strukturert og systematisk tilnærming til purringsprosessen, noe som reduserer risikoen for feil og misforståelser.
Samlet sett gir automatisk opprettelse og utsendelse av purring en strukturert og effektiv tilnærming til purringsprosessen. Det gir deg bedre kontroll og mer fleksibilitet, hvor du sparer tid i håndteringen av utestående fordringer. Ved å ta i bruk funksjonen i regnskapssystemet, kan du styrke likviditeten i virksomheten og opprettholde gode kundeforhold, samtidig som du reduserer risikoen for tapte betalinger og unødvendige konflikter. Ta kontroll over purringsprosessen i dag, og opplev fordelene med en mer effektiv og strukturert håndtering av utestående fordringer.
Les alt om salgsmodulen i regnskapssystemet her.