Bankavstemming gir deg en oversikt over alle inn- og utgående transaksjoner på de kontoene som er koblet til regnskapssystemet, samt alle bokførte poster på disse kontoene. Du får en fullstendig oversikt over nåværende saldo, og du kan enkelt avstemme bank og regnskap.
Når du tar i bruk bankavstemming, vil Autobank lese inn kontoutskriftene fra banken automatisk. Hvis du ikke har bestilt Autobank, men ønsker å ta det i bruk, kan du klikke her for mer informasjon. På forsiden til bankavstemming kan du se en oversikt over alle kontoutskriftene som er lest inn.
Gå til Bank i venstremenyen og velg Bankavstemming. Klikk på Avstem konto på kontoen som skal avstemmes.
På venstre side ser du utgående saldo i bank, og alle transaksjoner som har skjedd på kontoen i den aktuelle måneden. Transaksjonene som vises her er kun en oversikt over aktiviteten på kontoen og påvirker ikke regnskapet i seg selv. Dersom alt er korrekt, skal utgående saldo bank alltid gjenspeile den faktiske saldoen i banken. Hvis du ønsker å avstemme en annen konto, for eksempel skattetrekkskontoen, kan du bytte konto ved å klikke på pilen ved siden av kontoen.
På høyre side ser du alle poster som er bokført i regnskapet på kontoen, for eksempel mot konto 1920. Her ser du kun reelle bilag, og du har muligheten til å klikke deg videre inn på bilagene dersom du ønsker mer informasjon.
Du kan manuelt velge flere poster og deretter avstemme dem ved å klikke på Avstem. Du kan velge så mange poster du vil, men husk at det ikke er mulig å avstemme dersom det er en differanse mellom avkryssede poster på bank- og regnskapssiden. Når du avstemmer, lukkes postene.
Den enkleste måten å lukke poster på er å koble dem automatisk ved å bruke Avstem automatisk. Da kan du velge maks antall dager og maks avvik i kroner som er akseptabelt på postene som matches. Klikk Kjør automatisk kobling for å fullføre.
På høyre side / regnskapssiden kan du gå direkte til bilaget ved å klikke på den lille blå firkanten med pil, eller se/legge til vedlegg ved å klikke på ikonet for binders.
Dersom du har lukket postene ved en feil, eller det er andre grunner til å åpne postene, kan du klikke på feltet for lukkede poster på regnskapssiden. Klikk på den aktuelle transaksjonen og Løs opp alle.
Feilsøke i bankavstemming
Det kan oppstå flere feil under bankavstemming. Den vanligste feilen er en differanse mellom saldoen i systemet og saldoen i banken. Dette kan oppstå på grunn av ufullstendig måned den første måneden med bankavstemming. Her kan du lese mer om differanser i bankavstemming.
Hvis du oppdager feil under bankavstemming, anbefales det å gå tilbake til den første måneden og sørge for at alle månedene er korrekt avstemt før du begynner feilsøkingen. Eventuelle avvik vil følge med i de påfølgende månedene, og det vil derfor være vanskeligere og mer tidkrevende å finne feilen hvis de tidligere månedene ikke er avstemt og fullført.
Kryss poster på tvers av år
Du kan krysse av bankavstemmingsposter på tvers av år. Dersom du for eksempel har en banktransaksjon i desember 2022 som skal matches mot en regnskapspost i 2023, kan du lukke disse postene i januar 2023 eller senere. Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å lukke posten når du er i desember og regnskapsposten forekommer i januar. Merk at dersom du lukker poster på tvers av måneder/år, vil det fremkomme et midlertidig avvik i saldo. Dette nulles ut i neste måned.