For noen innebærer generalforsamling signering av et dokument én gang i året, men har du eksterne eiere eller andre eierinteresser selv, er det lurt å vite hvordan generalforsamlingen fungerer.
Hva er generalforsamling?
Generalforsamlingen er selskapets øverste beslutningsorgan, hvor aksjeeiere har rett til å stemme over selskapets nøkkelsaker, inkludert godkjenning av årsregnskap og valg av styremedlemmer. Det er en viktig arena for eiere å utøve sin innflytelse og sikre selskapets retning er i tråd med deres interesser. Alle aksjeselskap plikter å gjennomføre minst én generalforsamling i året. Det er styret som kaller inn til generalforsamlingen, senest én uke før møtet skal holdes.
Når må generalforsamlingen avholdes?
Generalforsamling og godkjenning av årsregnskapet skal være gjort innen 30. juni hvert år for de aller fleste aksjeselskap.
Fristen for generalforsamling henger sammen med offentliggjøringen av årsregnskapet og behovet for å gi aksjeeierne tilstrekkelig tid til å forberede seg på å diskutere selskapets resultater og fremtidsutsikter. Dette fremmer åpen dialog og informerte beslutninger under møtet, styrker demokratiet i selskapet, og legger til rette for et godt samarbeid.
Formelle krav
- Innkalling: Sendes ut innen frist fastsatt i vedtekter eller lov, med tid, sted, og dagsorden. Vanligvis senest en uke før møtet. Det er styret som kaller inn til generalforsamlingen.
- Deltakelse: Alle aksjeeiere skal ha mulighet til å delta, enten personlig eller via fullmakt.
- Avstemning: Alle eiere skal kunne stemme på eventuelle saker, enten de er på møtet eller gjennom forhåndsstemming.
- Beslutningsdyktighet: Det må være nok stemmer til stede for at en beslutning skal være gyldig.
- Protokoll: Det som blir bestemt på møtet skal med i protokollen, og denne skal signeres av møtelederen og minst én annen deltaker.
Bruk av styreportal
Det finnes løsninger som kan håndtere formalitetene rundt generalforsamlingen, for eksempel løsningen Bård. Ved å automatisere innkalling og håndtering av dokumenter, kan man redusere den administrative byrden og sikret at prosessen er i tråd med regelverket. Det gir selskapet mer tid til å fokusere på selskapets drift og strategi, samtidig som aksjeeierne holdes engasjerte og godt informerte. Styreportalen Bård sender automatisk ut innkalling, kommer med forslag til saker og genererer protokollen for deg. Bård gjør det også enkelt å kommunisere med eierne, veileder deg gjennom hele prosessen, og tilbyr signering av protokollen med BankID.