Ved å benytte OCR-tolk vil data automatisk leses av og legges i korrekte felt når du registrerer en leverandørfaktura. OCR-tolk aktiveres via Markedsplassen i systemet.
I enkelte tilfeller, for eksempel hvis du har en ny en leverandør eller en eksisterende leverandør har endret oppsett på sine utgående faktura, kan tolken gjøre feil. Da kan det være nødvendig å gi den litt opplæring.
Du klikker direkte på det feltet i fakturaen som OCR-tolken eventuelt ikke klarer å tolke, for eksempel Sum å betale, og får da opp en listevisning. Nå er tolken klar for opplæring. Her velger du hvilken verdi denne plasseringen på fakturaen skal gjenspeile, i dette tilfellet Fakturabeløp. Nå endres feltet som tolken henter informasjon fra, på denne leverandøren.
Får du ikke opp listevisningen når du klikker i dokumentet, kan du klikke på de tre kulepunktene og velge Kjør tolk (OCR/EHF) på nytt.
Tolken husker nå dette feltet og skal i utgangspunktet bruke Sum å betale som verdi Fakturabeløp neste gang du får en faktura fra samme leverandør. Dette må imidlertid gjerne gjentas noen ganger før tolken er ferdig opplært. Du kan med fordel tidvis kontrollere at tolken henter riktige data, slik at du slipper å korrigere dette i regnskapet på et senere tidspunkt.