Funksjonen må skrus på for å aktiveres. Avkryssing i Innstillinger - lønnsinnstillinger - kontoer og lønn - annet:
Timer pr årsverk må fylles ut også, den er en av standardopplysningene som skal med i OTP-filen. Et årsverk for bedrifter som jobber 37,5t uke er vanligvis 1750, men dette må firmaet selv vite og legge inn her.
OTP-eksport valget vil finnes i sidebar-menyen selv om det ikke er aktivert for firmaet. Trykker en på denne før aktivering får en varsel om at det må aktiveres.
Sette opp ansatt for OTP-eksport (det er lagt inn hjelpe-boble på alle feltene)
I utgangspunktet er ingen ansatte med i eksporten. Så før det tas i bruk første gang må alle ansatte som skal med i eksporten krysses av for dette på ansattkortet.
Alle andre felt på fanen for otp-eksport er forsøkt preutfyllt av systemet, selv om den ansatte er opprettet før otp-eksporten var tatt i bruk.
Felt er som følger:
Inkuderes i eksport, kryss av/på om den ansatte skal med eller ikke. Trenger ikke fjerne kryss når den ansatte slutter, dette styres av sluttdato.
Status: default Aktiv. Må endres når status for den ansatte endres.
Ansettelesdato OTP: hentes fra ansattdato på arbeidsforholdet. kan overstyres når det ønskes annen ansettelsesdato i otp-eksporten.
Sluttdato: Kan settes automatisk når arbeidsforhold avsluttes, eller settes manuelt. Datoen rapporteres i otp-eksporten.
Inkl. i eksp. tom måned og inkli eksp tom år: Disse 2 feltene brukes i sammen. Her kan en bestemme hvor lenge den ansatte skal med i eksporten etter sluttdato. Vanligvis holder det med en måned eller to, men enkelte ganger ønsker en å rapportere en ansatt som har sluttet lenger. Derfor lar vi bruker bestemme dette. Som default når en lar systemet sette sluttdato her vil det foreslås at det rapporteres 2 mnd frem i tid.
Avlønningsform: Settes som default Fast. Alternativ er time og provisjon. Dette bestemmer hvordan lønn rapporteres. For ansatte som er merket Fast blir det rapportert årslønn. For ansatte merket time og provisjon rapporteres ikke fastlønn, men kun periodelønn i valgt lønnsavregning.
Permisjoner som påvirker rapportering
Har en ansatt en permisjon der en vil redusere årslønn og stillingsprosent som skal rapportere i otp, må det velges Ja i Påvirker OTP-feltet på permisjonen. Dette feltet må vedlikeholdes manuelt. Om en permisjon skal påvirke lønnsrapportering kommer an på type permisjon og avtale som gjelder for firmaet.
Sette opp lønnsarter for å bli med i periodelønn
I utgangspunktet er ingen lønnsarter satt opp med å kobles til periodelønn. Har bedriften kun fastlønnede og skal ikke rapportere timer som jobbes er det ikke behov for å koble lønnsarter. Men de aller fleste har en eller flere lønnsarter som skal rapporteres som periodelønn.
Dette settes ikke opp på lønnsarten, men i selve bildet for otp-eksporten. Så for å sette opp første gang, må en gå inn på otp-eksporten velge en vilkårlig periode og lønnsperiode. Det har ingen betydning hva en velger her, for lønnsartkoblingen gjelder alltid alle perioder. Valget for å sette opp lønnsarter ligger her:
Så kommer en inn i dette bildet: Her er det bare å legge til og fjerne lønnsartene en vil ha med. Det er ingen eksport som lagres i systemet så endringer får umiddelbar virkning når en går tilbake til otp-bildet.
OTP-eksporten:
Ingenting lagres i otp-eksportbildet. Data hentes hver gang det åpnes. så hver gang en åpner bildet må en velge otp-periode og hvilken lønnsavregninger som skal være med i eksporten. Det kan gjerne oppleves som tungvint når eg hopper frem og tilbake, men det er laget sånn for at vi skal være sikre på at alle endringer som gjøres alltid blir med den filen som sendes til forsikringsselskapet. Det er ofte derfor en går ut og inn av bildet før en sender eksporten, at en har oppdaget noe som må endres og då må prosessen startes på nytt for å få med oppdaterte data.
Innholdet i tabellen hentes fra ansattkort og lønnsavregning. Merk at årslønn alltid hentes fra arbeidsforhold og ikke det som betales ut denne perioden. Årslønn er justert for stillingsprosent. Periodelønn beløp og antall er hentet fra valgte lønnsavregning, basert på lønnsarter som er koblet til otp-periodelønn. Periodelønn skal rapporteres inkl feriepenger, så beløpet er oppjustert ihht feriepengesats på den ansatte for inneverande år.
Når inneholdet i tabellen er funnet ok, trykkes eksporter-knappen og det lages fil som kan sendes til forsikringsselskap. Merk at filen må sendes manuelt på den måten som er avtalt med kunden forsikringsselskap.